Para clubes
Cómo implantar un sistema de reserva de pistas
Reservar por teléfono funciona en un club pequeño y deja de funcionar a partir de dos pistas. Lo difícil de implantar un sistema no es elegir el software, sino decidir las reglas, porque el software solo aplica las decisiones que tú tomas.
Fija la antelación de reserva
¿Con cuántos días de antelación puede reservar un socio? Esa sola pregunta decide cómo se llenan tus pistas. Si la ventana es demasiado amplia, un puñado de habituales bloquea todas las horas punta con meses de antelación y no queda nada para los socios nuevos. Si es demasiado estrecha, nadie puede planificar.
La respuesta habitual es variar la ventana según el tipo de socio: siete días para socios de pleno derecho, dos para invitados. Limitar cuántas reservas activas puede tener un socio a la vez aporta equidad sin acortar la ventana para todos.
Gestiona las horas punta por separado
Las tardes entre semana y las mañanas del fin de semana están saturadas en casi todos los clubes. Si esas horas siguen las mismas reglas que el resto del día, instalar un sistema no resuelve nada: solo traslada la misma carrera a internet.
Un precio distinto, un cupo distinto o una ventana más corta para las horas punta es la forma más práctica de repartir la demanda a lo largo del día.
Escribe primero la política de cancelación y ausencias
La cancelación gratuita hasta el último minuto es la causa más habitual de una pista vacía: quien reservó no aparece y la hora se libera demasiado tarde para que otro la aproveche.
Define un límite de cancelación (por ejemplo, 12 horas) y una consecuencia clara por no presentarse. La consecuencia no tiene que ser dura; tiene que ser previsible.
Convierte el acceso de invitados en una regla
Que los socios traigan invitados es a la vez ingreso y tu mejor fuente de socios nuevos, pero sin reglas acaba en no socios usando las pistas.
Registra quién invitó al invitado, si los invitados pagan aparte y con qué frecuencia puede venir la misma persona como invitada. Esos tres campos cubren toda la gestión de invitados.
Abre el calendario a los socios
La verdadera ventaja de un sistema de reservas no es el registro, sino acabar con las llamadas a recepción. En cuanto los socios ven las horas libres en su propio móvil, se acaban las llamadas de “¿hay alguna pista libre hoy?”.
Eso depende de que el calendario sea en tiempo real. Un calendario que se actualiza tarde genera reservas dobles, y las reservas dobles devuelven de inmediato la costumbre de llamar para confirmar.